La mise en place d’un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) constitue une étape importante pour toute organisation. Un élément clé de ce processus est la rédaction d’un cahier des charges ERP, qui permettra de définir les besoins et les attentes de l’entreprise en matière de système d’information. Explorons ensemble les différentes étapes à suivre pour rédiger un cahier des charges ERP cohérent et complet.
Répertorier les éléments du système d’information existant
Avant de commencer la rédaction du cahier des charges ERP, il se révèle indispensable d’analyser les systèmes d’information actuels et de répertorier tous les éléments qui les composent. Cette analyse doit inclure :
- L’inventaire des logiciels et des applications utilisées dans l’entreprise
- Le recensement des équipements et infrastructures informatiques
- La cartographie des processus métier supportés par le système d’information
- Les interactions entre les différents éléments du système d’information.
Cette démarche permettra d’avoir une vision globale du système d’information existant et de mieux comprendre les besoins et attentes de l’entreprise en matière de gestion de ses ressources.
« Prévoir consiste à projeter dans l’avenir ce qu’on a perçu dans le passé. »
Henri Bergson (philisophe, France)
Recenser les fonctionnalités indispensables
Quelles sont les fonctionnalités indispensables que le nouvel ERP devra apporter ? Listez vos besoins spécifiques (en fonction de votre secteur d’activité et de votre taille) pour garantir que l’ERP choisi répondra aux attentes de l’entreprise.
Fonctionnalités clés à considérer :
- Gestion des achats
- Gestion des ventes et des clients
- Gestion de la production et des stocks
- Planification des ressources humaines
- Comptabilité et finance
- Reporting et analyse de données.
Mettez en évidence les fonctionnalités les plus importantes pour votre organisation afin d’orienter vos recherches vers les solutions ERP adaptées à vos besoins.
En savoir plus : Comment rédiger un cahier des charges SIRH
Définir le budget dans le cahier des charges ERP
Le coût de mise en place d’un ERP varie selon la complexité du projet et les fournisseurs sélectionnés. Déterminez combien l’entreprise est prête à investir dans ce projet avant de commencer les recherches.
Lorsque vous définissez le budget, prenez en compte :
- Les coûts initiaux liés à l’achat ou à la personnalisation du logiciel
- Les coûts de formation et d’assistance pour les utilisateurs
- Les coûts d’intégration avec les systèmes existants
- Les coûts de maintenance et de mise à niveau du logiciel ERP sur le long terme.
Définir un budget réaliste dès le début vous aidera à concentrer vos efforts sur les solutions ERP qui correspondent non seulement aux besoins de l’entreprise, mais aussi à sa capacité financière.
Utiliser un modèle pour faciliter la rédaction du cahier des charges ERP
Il peut être utile de s’appuyer sur un modèle de cahier des charges ERP pour structurer votre document. Vous pouvez en trouver gratuitement en ligne ou choisir de créer votre propre modèle personnalisé. Utiliser un modèle vous permettra de :
- Gagner du temps dans la rédaction
- Assurer une structure claire et cohérente du document
- S’assurer que tous les aspects sont couverts.
Lorsque vous choisissez ou créez un modèle, assurez-vous qu’il inclut toutes les sections nécessaires pour décrire de manière exhaustive les éléments du système d’information actuel, les fonctionnalités indispensables et le budget alloué au projet ERP.
Collaborer avec les parties prenantes internes et externes
Rédiger un cahier des charges ERP s’avère un exercice collaboratif qui implique toutes les parties prenantes de l’entreprise. Incluez les besoins des équipes opérationnelles, des responsables et des décideurs en amont du projet afin de garantir que le futur ERP répondra aux attentes de l’ensemble de l’organisation.
De plus, il peut être judicieux de faire appel à des experts externes, tels que des consultants spécialisés dans la mise en place d’ERP, pour bénéficier de leur expérience et de leurs conseils lors de la rédaction du cahier des charges.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de rédiger un cahier des charges ERP qui reflète fidèlement les besoins de votre entreprise, tout en respectant le budget alloué au projet. Un document capital pour la réussite de votre démarche d’implémentation d’un système ERP.
