La gestion des ressources humaines a considérablement évolué ces dernières années, passant d’une approche manuelle à des solutions numériques sophistiquées. Les Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH) s’avèrent au cœur de cette transformation. La rédaction d’un cahier des charges SIRH constitue une étape cruciale pour les entreprises souhaitant mettre en place ou mettre à jour leur infrastructure informatique RH. Cet article va vous expliquer pourquoi la rédaction d’un cahier des charges SIRH est essentielle et comment la réaliser de manière efficace.
Pourquoi rédiger un cahier des charges SIRH ?
Pour une entreprise, il est essentiel de définir ses besoins en matière de SIRH, et c’est là qu’intervient la rédaction du cahier des charges. Voici pourquoi.
Répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise
Chaque entreprise est unique, avec ses propres processus, politiques et besoins RH. La rédaction d’un cahier des charges permet d’exprimer ces spécificités, garantissant que le SIRH soit adapté à l’entreprise et non l’inverse.
Optimiser les processus RH
Un SIRH bien adapté automatise de nombreux processus RH, de la gestion des candidatures à la paie. Cela permet de gagner en efficacité, de réduire les risques d’erreurs et de faciliter la comparaison des offres des fournisseurs de solutions RH. Il sert ainsi de référence pour évaluer la conformité des propositions. Mais comment rédiger un cahier des charges SIRH ?
« Vous ne pouvez pas imposer la productivité ; vous devez fournir les outils permettant aux personnes de donner le meilleur d’elles-mêmes.
Steve Jobs (entrepreneur, Eatst-Unis)
Comment procéder à la rédaction d’un cahier des charges SIRH ?
Maintenant que nous avons établi l’importance de la rédaction d’un cahier des charges SIRH, passons en revue les étapes clés pour sa création.
Comprendre les besoins de l’entreprise
La première étape consiste à comprendre en profondeur les besoins de l’entreprise. Cela implique de travailler en étroite collaboration avec les différentes parties prenantes, notamment les responsables RH, les gestionnaires de paie et de talent ainsi que les employés. Identifiez les processus existants, les défis rencontrés et les objectifs à atteindre. L’analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) peut être utile pour clarifier la situation actuelle et les besoins futurs.
Définir les objectifs du SIRH
Une fois que vous avez une vision claire des besoins, il est temps de définir des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents, temporels) du SIRH. Par exemple, l’objectif pourrait être de réduire de 30 % le temps consacré à la gestion des congés au cours de la prochaine année.
Identifier les fonctionnalités requises
Listez les fonctionnalités que vous attendez du SIRH. Cela peut inclure la gestion des talents, la gestion de la paie, la gestion du temps et des présences, la gestion des avantages sociaux, etc. Pour chaque fonctionnalité, spécifiez les besoins précis de l’entreprise.
Examiner les contraintes techniques
Votre entreprise peut avoir des contraintes techniques telles que des systèmes existants avec lesquels le SIRH doit s’intégrer. Assurez-vous de documenter ces contraintes pour les transmettre aux fournisseurs potentiels.
Rédiger le cahier des charges
Le cahier des charges SIRH doit être structuré de manière claire et précise. Il devrait inclure les éléments suivants :
-
- une introduction présentant l’entreprise et le contexte de la demande ;
-
- une description des objectifs et des besoins spécifiques ;
-
- une liste détaillée des fonctionnalités requises ;
-
- des contraintes techniques et budgétaires ;
-
- des critères d’évaluation des propositions des fournisseurs
-
- un calendrier prévisionnel du projet.
Note importante : N’oubliez pas d’impliquer les parties prenantes pour recueillir leurs commentaires et leurs suggestions avant de finaliser la rédaction. Cela garantira que le document reflète correctement les besoins de l’entreprise.
Rechercher de fournisseurs
Une fois le cahier des charges finalisé, vous pouvez lancer la recherche de fournisseurs potentiels. Pour ce faire, publiez un appel d’offres ou contacter directement des fournisseurs spécialisés dans les solutions SIRH.
Quand vous recevez les propositions des fournisseurs, évaluez-les en fonction des critères énoncés dans le cahier des charges. Assurez-vous que chaque proposition répond aux besoins et aux objectifs spécifiés. Après avoir sélectionné le fournisseur répondant à vos besoins, il est temps de passer à la négociation des termes du contrat, y compris le coût, les délais et les niveaux de service.
A retenir
La rédaction d’un cahier des charges SIRH représente une étape essentielle pour toute entreprise souhaitant optimiser sa gestion des ressources humaines. En définissant clairement les besoins, les objectifs et les contraintes, l’entreprise peut s’assurer de choisir la solution SIRH qui répond le mieux à ses besoins. Une rédaction précise et structurée du cahier des charges se révèle la clé de la réussite de ce processus, évitant ainsi des erreurs coûteuses et des retards inutiles.
