Le taux de présence est un indicateur essentiel pour mesurer l’efficacité et la performance d’une entreprise. Il permet notamment d’évaluer l’engagement des employés, ainsi que les coûts directs et indirects liés à l’absentéisme. Découvrons ensemble comment calculer ce taux, quelles absences prendre en compte et les moyens pour générer automatiquement vos indicateurs sociaux.
La formule de l’absentéisme
Pour calculer le taux de présence, il est nécessaire de connaître la formule de l’absentéisme, qui est l’opposé du taux de présence. Cette formule se base sur le rapport entre les heures d’absence et les heures théoriques de travail.
Voici la formule :
Taux d’absentéisme = (heures d’absence / heures théoriques) x 100
Ainsi, pour obtenir le taux de présence, il suffit de soustraire le taux d’absentéisme à 100 :
Taux de présence = 100 – Taux d’absentéisme
Les absences à considérer
Comment déterminer quelles absences seront retenues dans notre analyse ? En effet, certaines absences sont justifiées et ne devraient pas être considérées comme de l’absentéisme. Voici un aperçu des principales absences à intégrer ou non :
Absences justifiées :
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- Arrêts maladie
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- Accidents du travail
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- Congés maternité, paternité et adoption
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- Congés payés
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- RTT (Réduction du Temps de Travail)
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- Jours fériés
Absences injustifiées :
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- Absence sans autorisation
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- Retards répétés
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- Grèves
Il est possible d’établir des catégories spécifiques pour les absences liées aux situations particulières, telles que la formation professionnelle, le télétravail ou l’engagement associatif.
« La gestation, chez la femme, dure deux cent soixante-dix jours, au cours desquels elle s’empiffre, s’enlaidit, gémit vaguement, tout en contribuant à faire grimper les courbes de l’absentéisme dans l’entreprise. »
Pierre Desproges (humoriste, France)
Coûts directs et indirects de l’absentéisme
L’absentéisme représente un coût important pour une entreprise, tant au niveau financier qu’au niveau organisationnel. On distingue généralement deux types de coûts liés à l’absentéisme : les coûts directs et les coûts indirects.
Les coûts directs
Ces coûts représentent les dépenses qui découlent directement de l’absence d’un employé. Ils comprennent :
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- Les indemnités journalières versées en cas d’arrêt maladie
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- Les cotisations sociales liées aux absences
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- Le coût des remplacements temporaires (intérim, CDD)
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- Les frais de formation et d’intégration du personnel remplaçant.
Les coûts indirects
Ces coûts sont plus difficiles à quantifier, car ils concernent les conséquences de l’absentéisme sur l’ensemble de l’entreprise. Ils incluent :
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- La baisse de productivité due au manque de personnel
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- Le stress et la surcharge de travail pour les employés présents
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- Les erreurs et la perte de qualité du travail liées à une mauvaise répartition des tâches
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- L’impact négatif sur le climat social et la motivation des équipes.
Une entreprise doit suivre régulièrement son taux de présence afin d’identifier les facteurs d’absentéisme et de mettre en place des actions correctives si nécessaire.
Comment générer automatiquement ses indicateurs sociaux ?
Afin de faciliter le suivi et l’analyse du taux de présence, il est possible de s’appuyer sur des outils numériques qui permettent de générer automatiquement cet indicateur, ainsi que d’autres indicateurs sociaux pertinents. Ces logiciels de SIRH se basent généralement sur les données issues de la gestion des temps et des activités (GTA), ainsi que sur les données RH contenues dans le système d’information de l’entreprise.
Voici quelques exemples de solutions qui peuvent vous aider à automatiser la gestion de vos indicateurs sociaux :
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- Systèmes de gestion des temps et des activités intégrés (GTA)
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- Logiciels de paie et gestion du personnel
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- Tableaux de bord RH personnalisables
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- Outils de reporting et d’analyse des données.
Ces logiciels sont aussi capable de calculer automatiquement le nombre de jours travaillés par mois.
En choisissant une solution adaptée à vos besoins, vous pourrez disposer d’une vision globale et précise de votre taux de présence, ainsi que de l’évolution de l’absentéisme au sein de votre entreprise. Cela vous permettra de mieux anticiper les problèmes potentiels et d’optimiser l’organisation de vos ressources humaines.
