Dans une PME, la gestion des factures fournisseurs constitue souvent une tâche à la fois chronophage et complexe. Pourtant, il existe une solution pour simplifier grandement ce processus : le logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs. Qu’est-ce qu’un tel logiciel ? Quelles sont ses fonctionnalités principales ? Pourquoi choisir d’utiliser un logiciel dédié à ce process plutôt que de s’en remettre à des méthodes traditionnelles ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ?
Un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs est un outil qui permet de numériser, traiter, stocker et archiver les factures reçues de vos fournisseurs sous forme électronique. En utilisant cette technologie, les entreprises peuvent profiter de nombreux avantages en matière de gestion des coûts, de gain de temps et d’amélioration de leur efficacité opérationnelle. Cliquez ici pour en savoir plus.
Découvrez dans cette vidéo en quoi consiste la collecte automatisée des factures des fournisseurs :
Les fonctionnalités du logiciel de dématérialisation
Pour bien comprendre l’intérêt d’un tel logiciel, il convient de se pencher sur les différentes fonctionnalités qu’il propose :
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- Numérisation des factures : Le logiciel convertit les factures papier en format numérique, ce qui facilite leur traitement et leur stockage.
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- Reconnaissance automatique des données : Grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères), les données contenues dans les factures sont automatiquement extraites et converties en informations interprétables par le système.
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- Gestion des workflows (dans un ERP par exemple) : Le logiciel permet de définir des processus de validation pour chaque type de facture, impliquant différents niveaux d’approbation selon les montants ou les fournisseurs concernés.
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- Intégration avec les systèmes comptables : Les données extraites peuvent être directement intégrées aux logiciels comptables utilisés par l’entreprise, facilitant ainsi la saisie et la gestion des écritures comptables.
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- Archivage électronique : Les factures numérisées sont archivées de manière sécurisée, garantissant leur disponibilité à tout moment et leur conformité avec les exigences légales en matière de conservation des documents.
Pourquoi utiliser un logiciel dédié à la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise peut choisir de mettre en place un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs :
Gains de temps et d’efficacité opérationnelle
Les processus manuels de traitement des factures fournisseurs se révèlent souvent inefficaces et sujets aux erreurs. Le recours à un logiciel de dématérialisation permet d’automatiser ces tâches et ainsi de réduire le temps consacré à la gestion des factures. Ceci laisse davantage de temps disponible pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Réduction des coûts
L’utilisation d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs peut également entraîner une réduction significative des coûts liés à la gestion des factures. Les entreprises peuvent économiser sur les frais de stockage, d’archivage et de récupération des documents papier. De plus, en automatisant les traitements, il est possible de limiter les erreurs et les risques de pénalités ou de litiges avec les fournisseurs.
Amélioration de la conformité réglementaire
Grâce au logiciel de dématérialisation, les entreprises peuvent s’assurer que leurs processus de traitement des factures sont conformes aux exigences légales en matière de conservation et de communication des documents comptables. L’archivage électronique sécurisé garantit également la protection des données sensibles contenues dans les factures et leur disponibilité en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial.
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« Un client qui n’a qu’un seul fournisseur cesse d’être intelligent. L’absence de concurrence conduit à une perte de substance phénoménale. »
François Michelin (entrepreneur, France)
Optimisation de la relation avec les fournisseurs
L’utilisation d’un logiciel de dématérialisation des factures des prestataires permet d’améliorer les relations avec ces derniers, en offrant une transparence accrue sur le traitement de leurs factures et en permettant des paiements plus rapides. Ceci peut contribuer à renforcer la confiance entre l’entreprise et ses fournisseurs, et ainsi favoriser des partenariats durables et solides.
L’acquisition d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs s’avère un investissement rentable et pérenne, qui permet de simplifier grandement ce processus souvent compliqué dans les TPE.
