Dans un contexte où la gestion des tâches administratives devient de plus en plus complexe pour les professionnels de santé, l’externalisation du secrétariat médical représente une solution de plus en plus prisée. En effet, cette stratégie permet à la fois d’améliorer la qualité de service proposée aux patients et de réduire les charges administratives pour les médecins et autres praticiens du cabinet.
Pourquoi externaliser son secrétariat médical ?
Voici les raisons qui poussent un professionnel de santé à recourir à l’outsourcing de son secrétariat médical :
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- Gagner du temps : L’externalisation permet aux médecins et aux professions paramédicales de se libérer du temps qu’ils consacraient auparavant à la gestion administrative, leur offrant ainsi la possibilité de se concentrer davantage sur leur cœur de métier, à savoir le soin apporté aux patients.
- Réduire les coûts : Avoir recours à un prestataire externe peut s’avérer moins onéreux que d’embaucher du personnel dédié au sein du cabinet médical, notamment en termes de charges salariales et de frais liés aux locaux.
- Améliorer la qualité de service : Les prestataires spécialisés dans le secrétariat médical disposent généralement d’une expertise et de compétences spécifiques qui leur permettent d’assurer une prise en charge optimale des rendez-vous et des tâches administratives (ex remboursements liés à la carte Vitale), contribuant ainsi à la satisfaction des patients.
- Flexibilité : L’externalisation offre une adaptabilité aux variations d’activité, ce qui évite au cabinet d’avoir à gérer les périodes creuses ou les absences du personnel interne.
Comment choisir un prestataire pour externaliser son secrétariat médical ?
Si vous êtes convaincus des avantages de l’externalisation, découvrez les éléments à étudier pour bien choisir le prestataire qui assurera cette mission :
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- L’expérience et la réputation : Assurez-vous que le prestataire dispose d’une solide expérience dans le domaine du secrétariat médical et jouit d’une bonne réputation auprès de ses clients.
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- Les compétences : Le prestataire doit être capable de prendre en charge l’ensemble des tâches administratives liées à votre activité, telles que la gestion des rendez-vous, la saisie des comptes rendus médicaux, le suivi des dossiers patients, la coordination avec l’Assurance Maladie et les complémentaires santé, etc.
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- La disponibilité : Assurez-vous que le prestataire sera en mesure de répondre aux besoins de votre cabinet, tant en termes d’horaires que de volume d’activité.
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- La confidentialité : Le prestataire doit être en mesure de garantir la protection des données médicales et personnelles des patients, conformément à la réglementation en vigueur en Europe (RGPD).
« Il n’y a pas de hasards, il n’y a que des rendez-vous. »
Paul Eluard (poète, France)
Quelles sont les étapes clés pour outsourcer son secrétariat médical ?
Voici les principales étapes à suivre :
1. Analyser les besoins et définir les objectifs
Tout d’abord, vous devez identifier précisément vos besoins en matière de secrétariat médical et déterminer quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à l’externalisation. Cette étape vous permettra de déterminer les critères essentiels pour le choix du prestataire et de définir les contours de la mission qui lui sera confiée.
2. Sélectionner le prestataire et négocier le contrat
Vous pouvez alors procéder à la sélection du prestataire qui répondra au mieux à vos attentes. Une fois ce dernier choisi, négociez les termes du contrat d’externalisation afin de s’assurer que les modalités de collaboration seront conformes à vos exigences.
3. Préparer et organiser le transfert des tâches administratives
Avant de débuter le contrat, assurez le transfert des tâches administratives en interne. Cela implique notamment d’organiser les processus et les outils nécessaires pour assurer une transition efficace et sans accrocs.
4. Suivre et évaluer la performance du prestataire
Tout au long de la collaboration, mettez en place des indicateurs de suivi permettant d’évaluer la performance du prestataire et de s’assurer que les objectifs fixés sont atteints. Ces indicateurs quantitatifs et qualitatifs peuvent concerner aussi bien le nombre de rendez-vous enregistrés, la qualité du service rendu que le respect des délais ou encore la confidentialité des données traitées.